Описание и анализ бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов представляет собой формализацию деятельности отдельных элементов организации, начиная от организации в целом и ее отдельных ключевых структурных подразделений и заканчивая отельными сотрудниками.

При этом определяется, какие конкретно функции выполняет каждый элемент, кто несет ответственность за его деятельность, каким стандартам она соответствует, какими параметрами определяется ее успешность. Если бизнес-процессы правильно описаны, не должно возникать никаких вопросов относительно требований к каждому внутреннему бизнес-процессу организации.

Результаты описания бизнес-процессов обычно представляются в виде схемы-иллюстрации, на которой отражены  сами бизнес-процессы, их результаты и взаимосвязи.

Кроме того, в процессе описания и анализа бизнес-процессов затрагиваются другие аспекты, характеризующие ресурсоемкость, качество, гибкость и скорость процессов, например:

• максимальная пропускная способность процесса;
• степень использования пропускной способности;
• время цикла;
• среднее время простоя;
• время запуска;
• прямые трудозатраты;
• затраты ресурсов;
• степень автоматизации.

В результате определяются узкие места в деятельности организации, где ресурсов трудовых, финансовых, материальных недостаточно, и, наоборот,  места, где имеющиеся у организации ресурсы простаивают или используются неэффективно.

Дальнейшие действия по оптимизации или реинжинирингу бизнес-процессов направляются на устранение выявленных недостатков.

Требования к системе управления качеством (ISO 9001) включают обязательность использования процессного подхода в управлении организацией, чему непосредственно способствуют полученные схемы. Только имея такую схему, можно в дальнейшем подтвердить эффективность существующих бизнес-процессов.

Первым шагом к достижению контроля над организацией являются знание и понимание всего происходящего в ней, включая самые простейшие процессы.